Dokumentenverwaltung gesucht

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Ich suche seit einiger Zeit eine revisionssichere Dokumentenverwaltung für den gewerblichen Bereich für ein Kleinunternehmen (3 Personen). Bisher habe ich mir ECODMS und ELO angesehen. Sie machen keinen schlechten Eindruck, aber das sind doch sicherlich nicht die einzigen Anbieter.
SAP, Oracle/Agile scheiden aus, das ist mit Kanonen auf Spatzen geschossen und bedingt auch einen entsprechenden Server.

Ganz wichtig: Die Dokumente sollen im Unternehmen verbleiben und nicht in eine wolkenbasierte Lösung.

Es geht halt darum, daß man Dokumente wie Rechnungen, Briefe, aber auch Berechnungen, Mails, Zeichnungen, Fotos usw. in diese DMS einchecken, verfolgen, freigeben, sperren, ungültig machen usw. kann. Das Ganze revisionssicher, nachverfolgbar, also bei jedem Speichern soll im Hintergrund eine Kopie des Dokuments angelegt werden, sprich bspw. Rev. 1.1, 1.2, 1.3 usw. Erst mit einer Freigabe wird der Revisionsstand "festgezurrt". Bei einer erneuten Bearbeitung wird dann die Revision 2.x erzeugt. So, daß man die Änderungen verfolgen kann.

Ferner sollte ein elektronischer Versand von Dokumenten aus dem DMS möglich sein und erst dann dokumentiert werden, wenn die Mail auch abgeschickt wurde.

OCR ist ebenfalls eine Mindestanforderung.

Abgerundet soll das Ganze mit Plug-In für MS Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) und ggf. OpenOffice/LibreOffice. Eine Schnittstelle zu Pro/E und AutoCAD sowie Photoshop ist sekundär.

Digitale Signatur wäre dann noch die Sahnehaube.

Habt Ihr da noch Tips auf Lager, was infrage kommt? Das Budget beträgt 5.000 €.

 

AW: Dokumentenverwaltung gesucht

Also eine Dokumentenverwaltung ist Paperport 12 oder 14.
12 läuft wohl erst unter Windows 8, wenn man ein wenig bastelt.
Kannst ja mal die Demo laden

PaperPort Trial Download | Nuance

PaperPort Professional | Nuance Paperport 14 Professional Dokumentenverwaltungssoftware deutsch | Nuance

Nutze die schon recht lange, für meinen privaten Papierkram, ob das auch deinen Anforderungen gerecht wird, kann man dann der Demo entnehmen.
Wichtig: der Kopierschutz sorgt dafür, das die Software an den Rechner gebunden wird, und bei mehreren Neuinstallationen, ohne die Soft (richtig)
zu deinstallieren, verweigert die Software dann eventuell die Aktivierung und Nuance ggf. das Wiederfreischalten. Hier gibt es aber einen Crack,
wenn der Hersteller rumzickt, schließlich hat man diese Software ja gekauft.

 

AW: Dokumentenverwaltung gesucht

Da es dir um ein Gewerbe geht, bei dem du die Daten revisionssicher auch fürs Finanzamt gemäß GdPDU und GoBS archivieren willst, kommst du nicht darum herum, etwas Geld zu investieren. Paperport und den ganzen reinen Dateiverwaltungsschmonz kannst du da schon mal getrost bei Seite legen.

Zwei der derzeit günstigsten Systeme hast Du ja bereits schon genannt: ELO Office und ecoDMS. Beide habe ich auch bereits eingesetzt und bin bei ecoDMS hängen geblieben, weil ecoDMS im Gegensatz zu ELO ein richtiges Client/Server-System mit Datenbankverwaltung ist (ELO als Client/Server ist ELO Professional und kostet auch mehrere tausend Euro). Vom Umfang her bringt es alles Nötige mit. Dazu ist es derzeit wohl der absolute Preisbrecher mit 49 €/Client für die gesamte Versionsdauer.

Gibt noch viele andere DMS-Systeme für Unternehmen, die kosten dann aber richtig Geld. Sind alles Client/Server-Systeme, die nur über Vertriebspartner und Pflegeverträge zu haben sind, da fällt also laufend Geld an. Man sagt, ein vernünftiges prof. DMS-System kosten in der Installation/Anschaffung rund 1.500 € - 2.000 € je Client. Die haben meist noch viele Features an Bord, die für größere Unternehmen schon wichtig sind, Workflow bspw. Bei einem Drei-Mann-Unternehmen ist das sicher nicht so wichtig.

ELO Professional habe ich oben genannt, fällt ja weg, weil bei dir das normale ELo für drei Personen ausreicht.

DocuWare ist noch ne ziemlich gebräuchliche DMS-Software, aber da kenne ich jetzt die Einstiegspreise nicht.

Für deine Anforderung ist ecoDMS doch sicher ausreichend. Kann doch alles OCR, Volltextindizierung, MS-Office Anbindung, Libre-Office-Anbindung, Mail-Versand, Wiedervorlage, Export, Druckertreiber (um aus jedem möglichen druckfähigen Programm per "Drucken" den Beleg zu archivieren), Speicherung im Archivierungsstandard PDF/A... was vermisst du da genau?

 

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Im Gegensatz zu Horud bin ich der Meinung, dass man eine "Gesamtlösung" anstreben sollte und nicht nur irgendein Programm kaufen und selber fummeln. Datensicherheit spielt bei so einem zentralen Thema dann auch eine entscheidende Rolle. Hier müsste man also wissen, welche Infrastruktur bereits im Unternehmen vorhanden ist, was evtl. noch angeschafft werden muss, etc. Ferner muss dann auch dafür gesorgt werden, dass das DMS nicht umgangen werden kann, denn ansonsten ist es nutzlos. Je mehr automatisiert werden soll, desto anpassungsfähiger muss die Lösung sein, damit auch alle Bereiche eines Unternehmens abgedeckt werden können. Je weniger automatisiert wird, desto fehleranfälliger ist die gesamte Lösung, ferner ist die Pflege der Archive dann aufwändig und dementsprechend teuer, da ja hier dann wieder "Arbeitsleistung" zusätzlich bezahlt werden muss.

 

AW: Dokumentenverwaltung gesucht

Gesamtlösung ist auch immer ne Kostenfrage, besonders bei einem 3-Mann-Unternehmen.

Es kommt darauf an, was sie benutzen. Spezialsoftware haben oft ihre speziellen DMS-Lösungen integriert, da hats du dann keine andere Wahl.

Wer hauptsächlich Standard-Programme verwendet, der ist mit obigen Softwareprodukten gut beraten.

Eine gewissen Disziplin und eine klare Vorgabe, was abgelegt werden muss oder nicht, das muss sowieso in der Firma eingeführt werden, da helfen auch keine Gesamtlösungen. Bspw, Posteingang scannen etc. pp.

 

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War ein paar Tage weg und hatte hier nicht nachgesehen.

Erst mal Danke für die Tips. Der Hauptzweck meiner Frage war, herauszufinden, ob es noch mehr als die von mir genannten DMS für meinen Anforderungszweck gibt. Es könnte durchaus sein, daß jemand ein Programm kennt/nutzt, welches nicht so aggressiv Werbung macht, aber dennoch die Anforderungen erfüllt.

Vom Preis her ist ECODMS sicherlich interessant und es wird auch mal getestet.

Hinsichtlich der Datensicherheit und -integrität habe ich die gleichen Punkte wie Toschwil. Letztendlich kommt es mir auch darauf an, wie das DMS die Daten ablegt. Ich vermute mal - Tests stehen noch an -, daß ECODMS die Daten in einem verschlüsselten Container ablegt. Was ich aber noch nicht herausgefunden habe (zumindest in der Doku, welche auf deren Seiten bereitgestellt wird), ob es für jedes Dokumente einen einzelnen Container gibt, welcher die gesamte Historie abbildet, oder ob es für alle Dokumente einen Container gibt. Letzteres wäre nicht wünschenswert, weil dies einen negativen Einfluß auf die Datensicherung hätte und sehr schnell dutzende GiB groß werden würde. Dann würde darin gearbeitet werden… An die Folgen, wenn es bei Schreibzugriffen dann zu Fehlern kommt, mag ich da nicht weiter denken…

Das physikalische Löschen von Dokumenten ist in der Tat ein heikles Thema. Auf dem Server liegen diese ja in einem entsprechenden Verzeichnis. Es ist also möglich, in diesem Verzeichnis mit den entsprechenden Rechten, schreibenden Zugriff zu haben. Gut, es wird sicherlich ein Nutzer am Server sein, in dessen Kontext der DMS-Server läuft, welcher nicht über das Netzwerk erreichbar ist und auch kein Nutzer sein, unter deren Kennung jemand im Tagesgeschäft arbeitet.

Was die Ablage von Dokumenten ansich angeht, gibt es schon Klassifizierungen und auch Abläufe. Diese sind aktuell noch auf Dateisystemebene, werden aber definitiv aufs DMS angepaßt. Gewisse Randbedingungen für das DMS, wie Dokumententitel und -untertitel, Verteiler, Status, Projektnummernaufbau, Dokumentennummernaufbau, Freigabeprozeß, Handhabung von externen Dokumenten usw. stehen auch schon fest.

Die Infrastruktur ist so, daß es einen zentralen Dateiserver gibt, auf den wir Zugriff haben und Projektdaten entsprechend ablegen. Auf einem zweiten Rechner, wird das DMS installiert. Dort läuft dann auch nur das DMS, keine Nutzerverwaltung (außer die des DMS) usw. Wenn dann das DMS läuft und eine Entscheidung getroffen wurde, was angeschafft wird, wird das erste „Datengrab“ nicht mehr für neue Projektdaten verwendet. Alte Projekte bleiben darauf und werden auch nicht ins DMS überführt. Was mit aktuellen Projekten passiert, muß man individuell entscheiden und hängt hauptsächlich vom Status des Projekts ab.

Insgesamt ein sehr spannendes und interessantes Thema.

 

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Für einen ersten Test kannst Du das sicher so handhaben, die finale Installation würde ich aber anders machen. Ich gehe mal davon aus, dass der vorhandene Dateiserver auch ein "richtiger" Server von der Hard- und Software her ist, so dass das DMS auch hier zentral laufen sollte. In d. R. wird dieser Server ausfallsicherer sein als eine normale Workstation und sowohl mit USV und Backup ausgerüstet sein. Um die Pflege und Rechteverwaltung zu vereinfachen würde ich das DMS dann auch an den vorhandenen Verzeichnisdienst anbinden. Die eigentliche Freigabe darf von den Usern nur über den Client des DMS zu erreichen sein, nicht auf Dateiebene über den Explorer. Ecodms bietet wohl einen verschlüsselten Zugriff, ich glaube aber nicht, dass die Ablage als ganzes selber noch einmal verschlüsselt ist, daher sollte das Server OS auch möglichst noch aktuell in der Wartung stehen um keine unnötigen Sicherheitslücken zu haben, gerade auch, wenn der Server noch ans Internet angebunden ist.

 

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Da ich ecoDMS ja selbst nutze:

Die Dokumente werden in einem Archiv gespeicht, das von dem Datenbankprogramm "posgresSQL" (wie SQL von Microsoft) verwaltet wird. Das ist also ein SQL-basierender Archivcontainer. Alle mir bekannten DMS-Programme arbeiten ausschließlich mit solchen Datenbanken, auch wegen der Revisionssicherheit, sonst könnte ja jemand einfach das Dokument vom Server löschen. Die Dokumente liegen also nicht einzeln in einem Verzeichnis, sondern in einer Datenbankdatei. Von außen kommt da also niemand an die Dokumente ran. Die Datenbankdatei solltest du natürlich regelmäßig sichern. Die Clients verbinden sich über ein Connection-Manager (ecoConnect). Die Nutzer brauchen also keine Dateifreigabe für das ecoDMS-Verzeichnis auf dem Server, eine weitere Sicherheit.

Ein physikalisches Löschen einzelner Dokumente ohne Spuren zu hinterlassen ist daher nicht möglich. Man kann einmal archivierte Dokumente über den Client aus dem Archiv löschen, allerdings wird diese Löschung natürlich protokolliert (auch wegen der Revisionssicherheit).

Man kann mehrere Archive erstellen, aber es wäre Unsinn, für jeden Kunden ein gesondertes Archiv zu erstellen, das ist nicht Sinn eines DMS, dessen Hauptsinn ja auch die Suche nach Dokumenten im gesamten Bestand ist.

Archive sind eher unabhängige Bereiche, also Archiv A = Geschäft, Archiv B = Private Dokumente

Dem einzelnen Nutzer kann für jedes Archiv, jeden einzelnen Dateibaum innerhalb des Archivs und bei jeder einzelnen Archivierung Rechte zugewiesen werden, das geschieht über Rollen und Freigaben ähnlich wie bei Windows. Also bspw. Nutzer A kann nur Dokumente sehen, nicht ändern; Nutzer B hat keinen Zugriff auf die Dokumente von Kunden XYZ etc. pp.

Das die Datensicherung zu groß wird, da brauchst du dir keine Sorgen zu machen. Mal abgesehen davon, dass du sowieso immer komplett alle Daten sichern solltest, kann die Datenbank (unter Windows) mittels eines beiliegendem Backup-Programms von ecoDMS gesichert werden, indem du einstellen kannst, ob du die Sicherung unkomprimiert oder unter verschieden starker Komprimierungsmethoden sichern willst. Alternativ über Kommandozeilen auch in Linux.

Platz sparen kannst du auch, wenn du den Unsinn lässt, Dokument farblich und mit hoher Auflösung zu speichern, das braucht kein Mensch. Hier geht es um reine Archivierung des Inhalts für die Zukunft, nicht um Schönheitspreise. Schwarzweiß mit 200, maximal 300 dpi reich vollkommen aus. Leider, das merke ich auch an meinen Kunden, scannen viele eben aus Schönheitsgründen und Unwissenheit die Unterlagen in voller Farbenpracht und mit voller Auflösung und wundern sich dann, dass ihre Festplatte bald aus allen Nähten platzt. Ist ja schon ein Unterschied, ob das archivierte Dokument nur wenige KB groß ist oder mehrere MB.

Die Installation würde bei dir dann so ablaufen, dass du den ecoDMS-Server komplett auf deinem Server installiert, den ecoDMS-Client, ecoICE (das ist das Programm, womit gescannt und klassifiziert wird, bevor das Dokument archiviert wird; hier kann man auch Dokumente löschen, z. b. falsche Scans, Leerseiten etc., ohne das das dokumentiert wird, da noch keine Archivierung erfolgte.) Connection-Manager und Drucker auf den jeweiligen Clients.

Die Klassifizierung kann zum Großteil automatisiert werden, indem das Programm bspw. die Kundennummer, Rechnungsnummer etc. erkennt und klassifiziert. Das muss natürlich am Anfang eingerichtet werden. Für die Anbindung an Fremdsoftware bestehen API-Schnittstellen (das kannst du also selbst bewerkstelligen), auch programmiert die Firma ecoDMS/Applord gegen Entgelt auch solche Fremdanbindungen.

Die Datenübertragung zwischen Server und Client erfolgt verschlüsselt.

 

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Zu EcoDMS möchte ich noch anmerken, dass API-Zugriffe zusätzlich Geld kosten, da pro bezahltem Client wohl nur 10 Zugriffe pro Monat inklusive sind. Ferner berichten Anwender, dass die Datenbankgröße sehr wohl ein Problem darstellen kann, gerade wenn wegen einer schlechten OCR-Erkennung mit einer höheren Auflösung als eigentlich gewünscht, gearbeitet werden muss. Hier spielt natürlich der Scanner auch eine wesentliche Rolle.
Es existieren wohl noch einige Ungereimtheiten, die sicherlich auch dem geringen Preis geschuldet sind, für Details empfehle ich mal ein Forum, wo einige EcoDMS User aktiv sind.


https://forum.ecohilfe.de:50302/index.php

 

AW: Dokumentenverwaltung gesucht

Ich arbeite jetzt seit über nem Jahr damit, ohne Probleme.

Ein ordentlicher Dokumentenscanner sollte natürlich Pflicht sein im geschäftlichen Umfeld. Mit automatischem Einzug und Duplex.

Ich nutze am Arbeitsplatz den Canon DR-2510C, daneben wird auch über das zentrale Canon-Druckersystem gescannt.

API-Connects kosten Geld, richtig, aber die Lizenzgebühr fällt auch hier einmalig an und nicht monatlich. Wenn also jemand monatlich 200 Connects hat (Up- und Downloads via API), muss er einmalig 200 Connect-Verbindungslizenzen kaufen. Und auch nicht pro Benutzer, sondern nur für den Server. Ein faires Modell.